RentMagic logo

Verhoog je productiviteit met deze online verhuursoftware. Alles getegreerd in één softwaresysteem voor jouw organisatie. Materialen, klanten, administratie, planning en alle communicatie.

Dashboard on mobile device

Order info and actions

< Back to overview

De order staat in het middelpunt van het handelsproces binnen RentMagic. Met andere woorden: alles draait om orders. Sommige organisaties praten over projecten, anderen over contracten. In RentMagic noemen we dat orders.

Synoniemen: contracten, projecten, bestellingen

In de module orders is het mogelijk om korte en langdurige verhuurcontracten in te voeren. Naast verhuur artikelen kun je ook verkoop- en vrije artikelen op de order plaatsen. Het is belangrijk om de order status steeds in de gaten te houden, omdat de status bepaalt in welk stadium de order zich bevindt. Een order kan namelijk een hele tijd status in behandeling hebben en kan dus voor langere tijd dienen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij artikelen die verhuurd worden voor onbepaalde tijd. Op de order kan dan tussentijds worden gefactureerd.

De order is voor de handelsactiviteiten in RentMagic een belangrijk document, in feite ligt het aan de basis voor alle handelingen. Een order kan worden gemaakt vanuit een offerte of reservering, maar kan ook vanuit een lege toestand worden gevuld met artikelen. Als een order is aangemaakt komt deze automatisch in de status open. In deze status gebeurt er nog niets met de order, alleen heeft de order invloed op de vrije en fysieke voorraad van artikelen in het magazijn.

Na het aanpassen van de status gebeurt er ook daadwerkelijk iets met de order. De order kan direct worden uitgeleverd als je werkt met een klein magazijn. Heb je een groter magazijn dan is het misschien handig om een pick opdracht te maken voor het magazijn, alvorens je de order uitlevert voor de klant.

Handel > Processen > Orders

Het overzicht van alle orders in RentMagic wordt nu geopend. Het overzicht is standaard gefilterd op status. Boven het overzicht kun je de filter wijzigen, zodat orders in de andere status weergegeven worden.

Uitleg velden van een order

Create an order

Als je een order wilt maken, klik je op new.

Een order kan worden gemaakt vanuit een offerte die is goedgekeurd, of vanuit een reservering. Na het aanmaken van de order kunnen extra regels toegevoegd worden, of er kunnen bijstellingen gedaan worden op de regels die er al op staan.

Je kunt ook een order direct aanmaken, zonder dat er een offerte of reservering aan ten grondslag ligt. Dit kan makkelijk zijn als je bijvoorbeeld een klant aan de balie hebt staan. Er moet dan rechtstreeks een bestelling kunnen worden aangemaakt. Prijscondities en andere afspraken kun je dan meteen bespreken en vastleggen op de order.

Als de order nog niet is aangemaakt, klik dan in het overzicht van orders op new. Vul alle relevante velden in en klik op save om de order te bewaren. Zorg ervoor dat je zoveel mogelijk gegevens invoert. In een later stadium, bijvoorbeeld tijdens de facturatie of inname van de artikelen kan het handig zijn om informatie op te zoeken.

Nadat de order gegevens zijn ingevoerd, is de volgende stap om de artikelen op de order aan te maken. Meer informatie te vinden in paragraaf artikelen op order.

Uitleg om artikelen op een order te plaatsen

Handel > Acties > Nieuwe order.

Order wijzigen

Als je een bestaande order wilt aanpassen, dubbelklik dan de desbetreffende order in het overzicht. Het order details scherm wordt dan geopend en je kunt je wijzigingen doorvoeren.

Als een order nog in de status open staat, kun je de order nog wijzigen. Vanuit het overzicht dubbelklik je de order die je wilt wijzigen. Je kunt nu je wijzigingen doorvoeren, of je kunt een aanpassing maken in de artikelen. Klik op save to save the data.

Vergeet uiteraard ook niet om de artikelen eventueel bij te werken waar nodig.

Uitleg om artikelen op een order te plaatsen

Order verwijderen

Orders hoef je niet te verwijderen, want het is altijd handig om op een later tijdstip een order nog te kunnen raadplegen. Je kunt dan altijd kijken welke artikelen je verhuurd hebt aan een klant en voor tegen welke condities. Mocht je de order toch willen verwijderen, dan kan dat alleen als de order zich bevindt in de status open or gesloten. Orders in status in behandeling kunnen niet worden verwijderd, omdat het systeem ervan uitgaat dat de verhuurde artikelen nog retour moeten komen. Pas na een volledige inname van de verhuurde artikelen is het mogelijk de order te sluiten, om hem daarna eventueel te verwijderen. Het is riskant om een order te verwijderen, omdat ook de facturatie afhankelijk is van de order. Als de order er niet meer is, kan er ook niet meer voor worden gefactureerd.

Als je een order wilt verwijderen, selecteer de order in het overzicht en klik op delete. De order en onderliggende gegevens zullen nu definitief worden verwijderd uit RentMagic.

Artikelen toevoegen op een order

Op een order kunnen artikelen worden toegevoegd. Voeg artikelen toe en je bereken de totaalprijs van de order en daarmee wordt er ook een voorraad allocatie gemaakt zodat de artikelen eventueel vastgelegd worden.

Uitleg over het toevoegen van artikelen op een order

Next Order fields
Content
en_USEnglish