RentMagic logo

Verhoog je productiviteit met deze online verhuursoftware. Alles getegreerd in één softwaresysteem voor jouw organisatie. Materialen, klanten, administratie, planning en alle communicatie.

Dashboard on mobile device

Quotation info and actions

< Back to overview

Met een offerte is het mogelijk een prijsopgave te doen aan een klant. Een offerte is een begroting, maar zonder enige verplichtingen in het systeem. Er worden geen voorraad reserveringen gedaan. In RentMagic kunnen eenvoudig offertes worden aangemaakt, volledig flexibel en aan te passen naar wens van de klant.

Offertes kunnen alleen worden aangemaakt voor klanten die in het systeem zijn ingevoerd. De offertes kunnen worden samengesteld uit artikelen voor verkoop en/of verhuur.Het rapport achter een offerte kan volledig worden aangepast. Ook kunnen er meerdere rapportsjablonen worden vastgelegd, zodat de juiste lay-out wordt getoond voor een klant. Offertes kunnen op deze manier ook in meerdere talen worden aangelegd. Het is ook mogelijk om met meerdere valuta’s te werken.

Een offerte kan zich in meerdere statussen bevinden. Afhankelijk van de status kan de offerte naar een volgende staat gaan. Als een offerte wordt goedgekeurd is het mogelijk om er een reservering of order van te maken. Als een reservering of order wordt aangemaakt, heeft dit natuurlijk invloed op de vrije of fysieke voorraad. Een offerte op zichzelf heeft echt nog geen invloed op de voorraad en is voor het systeem niets anders dan een prijsafgifte naar een klant.

De volgende statussen zijn bekend bij een offerte:

  • Open: Als een offerte wordt aangemaakt, komt deze automatisch in de status open. De offerte blijft en de status open, zolang deze niet is verzonden naar de klant.
  • Verzonden: Zodra een offerte klaar is voor verzending, kan de offerte verzonden worden. Als de offerte naar de klant is gestuurd, kun je de status wijzigen in verzonden.
  • Akkoord: Als een klant akkoord heeft gegeven voor een offerte, kun je de offerteplaatsen in de statusakkoord. Er hoeft dan nog niet direct een order te worden aangemaakt, zolang dit nog niet is gedaan blijft de offerte steeds in status akkoord.
  • Order: Als een offerte is goedgekeurd door de klant, en er direct een order van gemaakt kan worden, dan komt de order automatisch in de status order. De offerte zal steeds in de status order blijven staan. De offerte blijft gewoon bestaan, tenzij deze wordt verwijderd.
  • Afgewezen: Als een klant niet akkoord is met de offerte, kun je deze in zijn geheel afwijzen. De offerte komt terecht in de status afgewezen. De offerte blijft wel bestaan, zolang deze niet wordt verwijderd.

Er zijn een aantal belangrijke zaken tijdens het aanmaken van een offerte, deze worden hieronder besproken.

Artikelen met serienummers

Artikelen bestaande uit serienummers kunnen zonder serienummer op de offerte worden gezet omdat de unieke exemplaren nog niet relevant zijn. Pas als de offerte wordt omgezet in een order en als de order wordt uitgeleverd wordt het belangrijk om de unieke exemplaren (serienummers) te plaatsen op de order, omdat de producten dan actief worden bij de klant. De serienummers dienen dus echt pas op de order bekend te zijn, als deze wordt uitgeleverd.

Stock

Offertes hebben totaal geen invloed op de voorraad van artikelen. Dit komt vanwege het feit dat offertes niets anders zijn dan een prijsafgifte naar de klant. Zolang de klant geen akkoord geeft, wordt er niets gereserveerd. Pas als er een reservering of order wordt aangemaakt, na de goedkeuring van een offerte, zal dit invloed hebben op de voorraad. Tijdens het aanmaken van de offerte kan wel voor een bepaalde periode gekeken worden hoe het zit met de voorraad, m.a.w. de beschikbaarheid. De beschikbaarheid laat zien hoeveel artikelen en op voorraad zijn voor de te reserveren periode. Immers tijdens het aanmaken van de offerte zijn de tijdstippen voor de verhuur vaak al bekend.

Verzenden, factuur start-, einddatum en retour

Op de offerte kunnen voor verhuurartikelen een aantal velden worden ingevoerd. Naar gelang kunnen deze later ook weer worden aangepast op de order. Tijdens de prijsberekening als artikelen geplaatst worden op de offerte, wordt natuurlijk wel rekening gehouden met de geselecteerde periode. Als de datumvelden veranderd worden op de offerte, is het wel raadzaam de prijzen goed in de gaten te houden. Het is belangrijk dat alles goed wordt gecalculeerd.

De data die gebruikt moet worden op de orderregels, oftewel op de artikelen, kan in eerste instantie al ingesteld worden tijdens de aanmaak van de offerte. Vul alle datumvelden goed in en na de selectie van de periode op nieuwe regels, worden automatisch de velden ingevuld als je artikelen toevoegt op de offerte. Controleer het natuurlijk goed als je de artikelen aan het plaatsen bent, want deze kunnen per artikel afwijken als je bijvoorbeeld met deelleveringen werkt.

Het is belangrijk te weten dat RentMagic zich voor de facturatie oriënteert op de offerte- en orderregels, oftewel de artikelen, in plaats van op de offerte of order zelf. Dat betekent dat bij het aanmaken van een offerte of order het ook mogelijk is om verschillende artikelen voor een verschillende periode te verhuren. De datumvelden van de verschillende artikelen mogen dus afwijken. Dit geeft extra flexibiliteit, want je hoeft niet voor iedere afwijkende periode een losse offerte of order aan te maken.

De velden factuur start and factuur eind zijn volledig indicatief. Deze hebben uitsluitend invloed op de prijsberekening.

Warehouse

Tijdens de aanmaak van een offerte is het ook belangrijk het juiste magazijn mee te geven. Alle oriëntatie vindt dan plaats op het geselecteerde magazijn. Wordt in een later stadium van de offerte een order aangemaakt, dan zal de voorraadmutatie plaatsvinden in het geselecteerde magazijn. Als je dus van meerdere magazijn gebruik maakt, is het belangrijk het juiste magazijn te selecteren. Dit kun je doen op de offerte zelf, of voordat je de offerte module start, linksboven in het scherm, bij Warehouse selection.

Handel > Processen > Offertes.

Het overzicht van de offertes wordt nu geopend. Het overzicht is standaard gefilterd op status. Boven het overzicht kun je de filter wijzigen, zodat offertes in de andere status weergegeven worden.

Uitleg velden van een offerte

Actions

Create a quotation

Als je een offerte wilt aanmaken, klik je op new.

Loop alle velden door op het offerte details scherm. Het is belangrijk een offerte zo compleet mogelijk in te vullen. Zeker om op een later tijdstip extra informatie terug te halen is het belangrijk dat het offertedocument zo compleet mogelijk is. Als je alle velden hebt ingevuld, klik dan op save om de offerte te bewaren. De offerte is dan nog niet klaar, maar de “offertekop” is in ieder geval klaar. De offerte krijgt nu ook een uniek nummer, namelijk het offertenr. De offerte komt in status ‘open’.

De volgende stap is om de artikelen op de offerte aan te maken. Zie hieronder bij de paragraaf Artikelen toevoegen op offerte.

Handel > Acties > Nieuwe offerte

Offerte wijzigen

Als je een bestaande offerte wilt aanpassen, dubbelklik dan de offerte in het overzicht. Het offerte details scherm wordt dan geopend en je kunt daar je wijzigingen doorvoeren.

Zoals een offerte nog niet is verzonden, kun je deze nog wijzigen. Dubbelklik de te wijzigen offerte in het overzicht. Wijzig vervolgens alle relevante velden, En klik op save om de gegevens op de offerte te bewaren. Uiteraard is het ook belangrijk om de bijbehorende artikelen na te kijken. Je kunt deze ook toevoegen, wijzigen of verwijderen.

Uitleg artikelen op een offerte

Offerte verwijderen

Je kunt een offerte altijd verwijderen. Maar het kan altijd makkelijk zijn om een offerte te bewaren voor een later tijdstip. Het is een soort naslagwerk op je administratie om bijvoorbeeld later prijzen te kunnen inzien die je eerder hebt gehanteerd. Houdt er dus rekening mee dat het niet gebruikelijk is om offertes te verwijderen. Een offerte kan niet verwijderd worden als de offerte is verzonden, geaccepteerd of omgezet is naar een order.

Als je toch wilt verwijderen, selecteer dan de offerte die je wilt verwijderen in het overzicht. Klik vervolgens op delete. De offerte met alle bijbehorende informatie zal nu worden verwijderd uit RentMagic.

Artikelen toevoegen op offerte

Een offerte zonder artikelen is geen offerte. Voeg daarom artikelen toe aan je offerte en bereken de totaalprijs. Vervolgens kun je de offerte versturen naar je klant.

Uitleg over het toevoegen van artikelen op een offerte

Print or export quotation

Je kunt een offerte ten aller tijde afdrukken of exporteren.

Uitleg over het afdrukken of exporteren van een offerte

Approve a quotation

Een offerte die door de klant is geaccepteerd kan worden goedgekeurd.

Uitleg over het goedkeuren van een offerte

Reject a quotation

Een offerte die niet geaccepteerd wordt door een klant kan worden afgewezen. De offerte wordt dan niet geheel uit het systeem verwijderd om later nog eens te kunnen opzoeken.

Uitleg over het afwijzen van een offerte

Duplicate a quotation

Een bestaande offerte kan worden gedupliceerd voor dezelfde of een andere klant.

Uitleg over het dupliceren van een offerte

Send a quotation

Je kunt een gemaakte offerte verzenden naar een klant. Als je hebt verzonden kun je de offerte in de status verzonden plaatsen.

Uitleg over het verzenden van een offerte

Offerte omzetten in order

Een goedgekeurde offerte kun je direct omzetten in een order. De order wordt dan per direct aangemaakt in het systeem.

Uitleg over het omzetten van een offerte naar een order

Next Quotation fields
Content
en_USEnglish