RentMagic logo

Verhoog je productiviteit met deze online verhuursoftware. Alles geïntegreerd in één softwaresysteem voor jouw organisatie. Materialen, klanten, administratie, planning en alle communicatie.

Dashboard on mobile device

Orders

We kunnen omzet gaan genereren nu: het aanmaken van een order.

De order is het centrale punt binnen RentMagic waar alles samen komt. Alles draait om orders. De standaard handel verloopt via orders en de voorraad wordt erop gebaseerd. We hebben voor een order ook altijd nog een reservering, dat is eigenlijk een stap voor de order. De reservering is een soort ‘tussenbak’ met bestellingen die vanuit een webshop binnenkomen bijvoorbeeld. Vanuit de reserveringen is het dan altijd mogelijk om er een order van te maken. Dit geeft net het extra stukje controle.

In de tutorial leggen we ons toe op het rechtstreeks aanmaken van een order, een handeling die normaal gesproken dagelijks uitgevoerd wordt in RentMagic. Daarna gaan we de order ook uitleveren aan de klant.


1. Order aanmaken 6 min.

Je gaat nu een nieuwe order aanmaken voor de klant die je zojuist hebt aangemaakt. We beginnen met de gegevens die van belang zijn op de order zelf.

Klik op  nieuw.

Vul alle benodigde velden in. Hieronder een uitleg van de velden.

  • Ordernr.: een automatisch gegenereerde waarde. Dit wordt het unieke ordernummer.
  • Klantnr.: selecteer hier de klant die je eerder hebt aangemaakt. Zoals je ziet kun je ook de naam van de klant zien en selecteren. Voorbeeld: 1000 – Janssen Engineering BV
  • Contactpersoon: selecteer eventueel een contactpersoon die je hebt aangemaakt bij de klant – dit veld laten we in deze tutorial buiten beschouwing.
  • Afleveradres: selecteer eventueel een adres die je hebt aangemaakt bij de klant – dit veld laten we in deze tutorial buiten beschouwing.
  • Referentie: dit veld kun je gebruiken om daar een referentie van de klant in te voeren, je kunt deze informatie ook op documenten terug laten komen. Voorbeeld: PO 467121
  • Valuta (klant): kun je leeg laten – dit veld laten we in deze tutorial buiten beschouwing.
  • Status: een automatisch gegenereerd veld. Het veld zegt iets over de huidige status van de order.
  • Verzenden/afhalen: het moment dat de order verzonden of afgehaald moet worden. Voorbeeld: 04-01-2021.
  • Factuur start: het moment wanneer de facturatie aanvang voor de order moet plaatsvinden. Vaak is dit gelijk of een dag later als het moment van verzenden. Voorbeeld: 05-01-2021.
  • Factuur eind: het moment wanneer de facturatie ten einde moet zijn in normale omstandigheden. Voorbeeld: 15-01-2021.
  • Retour: het moment wanneer de periode van verhuur zou aflopen en wanneer het product vermoedelijk weer terug komt. Voorbeeld: 15-01-2021.
  • Levermethode: kun je leeg laten – dit veld laten we in deze tutorial buiten beschouwing.
  • Offertenr.: omdat je order handmatig aanmaakt, is er geen offertenummer bekend en kun je dit veld buiten beschouwing laten.
  • K/T% op nieuwe regel: eventuele korting die toegepast wordt op de artikelen die je op de order plaatst – dit veld laten we in deze tutorial buiten beschouwing.
  • Periode op nieuwe regel: kun je leeg laten – dit veld laten we in deze tutorial buiten beschouwing.
  • Negeer prijsafspraken: kun je ongeselecteerd laten – dit veld laten we in deze tutorial buiten beschouwing.
  • Negeren in factuurvoorstel: kun je ongeselecteerd laten – dit veld laten we in deze tutorial buiten beschouwing.
  • Aantal dagen tussen facturen: kun je leeg laten – dit veld laten we in deze tutorial buiten beschouwing.
  • Voorfacturatie periode: kun je leeg laten – dit veld laten we in deze tutorial buiten beschouwing.
  • Betaalmethode: kun je leeg laten – dit veld laten we in deze tutorial buiten beschouwing.
  • Magazijn: het magazijn wordt automatisch voor je ingevuld. Het is het magazijn waar je op dat moment op bent ingelogd.
  • Opmerking: je kunt hier interne informatie op de order plaatsen. Voorbeeld: Verzekerd opsturen.
  • Saldo: dit veld wordt automatisch gevuld door het systeem. Het saldo is de totale openstaande som van alle artikelen opgeteld op de order.
  • Tijdvak verzenden/afhalen: kun je leeg laten – dit veld laten we in deze tutorial buiten beschouwing.
  • Tijdvak inname: kun je leeg laten – dit veld laten we in deze tutorial buiten beschouwing.

Als je de velden zo compleet mogelijk hebt ingevuld, klik dan op  opslaan om de order te bewaren. Onder het order detailscherm zien we een aantal bijbehorende tabbladen. Het eerste tabblad artikelen is van belang.


2. Artikelen plaatsen 4 min.

Als het tabblad nog niet geselecteerd is, klik dan op  artikelen.

We gaan nu artikelen plaatsen op de order.

Klik onder het tabblad op  artikelen/serienummers bewerken.

Het artikel snel bewerken scherm wordt geopend.

Bij het veld scan kun je artikelen zoeken en selecteren. Probeer je eigen aangemaakte artikel maar even te selecteren. Het artikel komt dan automatisch op de orderregels eronder te staan. Zoals je wellicht zult zien wordt ook automatisch de prijs berekend aan de hand van de door jou geselecteerde periode.

Je kunt meer informatie zien van het artikel en de regel als je klikt op het uitklap-driehoekje:

Je kunt daar bijvoorbeeld meer informatie vinden over de prijsberekening. De bepaling van de prijsberekening door het systeem wordt ook getoond. Deze informatie kun je ook op documenten plaatsen.

Druk dan boven je orderregels (en dus onder het tabblad artikelen) op de knop  opslaan.

We zijn nu bijna klaar. We gaan de order nu echt uitleveren aan de klant.


3. Order verzenden 2 min.

In RentMagic spreken we over verzenden van orders, maar dat is het zelfde als leveren.

Klik op verzenden bovenin het detailscherm van de order.

Als alles goed gaat, dan wordt de order automatisch op status in behandeling geplaatst. We gaan er nu vanuit dat de order is uitgeleverd aan de klant.

Wil je meer informatie over het handelsproces en wat er allemaal mogelijk is, raadpleeg dan de handleiding.

Informatie over handel (RentMagic – Handel)


Mooi dat de klant nu de order heeft ontvangen, maar we willen ook graag een factuur maken. Tijd voor de laatste stap in de tutorial: Factureren.

Navigeer in het hoofdmenu naar:

Handel > Acties > Factureren

nl_NLNederlands