RentMagic logo

Verhoog je productiviteit met deze online verhuursoftware. Alles getegreerd in één softwaresysteem voor jouw organisatie. Materialen, klanten, administratie, planning en alle communicatie.

Dashboard on mobile device

Contactpersoon info en acties

< Terug naar overzicht

Contactpersonen kunnen gebruikt worden bij het handelsproces. Aan de hand van een gekozen contactpersoon kun je zien wie verantwoordelijk is voor de verhuurde artikelen. Tevens wordt de contactpersoon gebruikt om e-mails en correspondentie te versturen. Aan de contactpersoon is het ook mogelijk om een certificaat te hangen. Met dit certificaat wordt aangeduid of een contactpersoon bepaalde artikelen, van een bepaald soort of een bepaalde groep, wel of niet mag huren.

Contactpersonen kunnen worden beheerd vanuit de module contactpersonen, maar het is ook mogelijk om vanuit de module klanten contactpersonen aan te beheren. Het is gebruikelijk dat een contactpersoon hoort bij een bepaalde klant. Als RentMagic ingezet wordt voor de stroomlijning binnen de eigen interne organisatie, dus zonder gebruik te maken van ‘echte klanten’, dan alsnog zal er een klant aangemaakt zijn voor de eigen organisatie.

Binnen de module contactpersonen is het wel eenvoudig om door alle contactpersonen te zoeken, als je bijvoorbeeld niet meer weet bij welke organisatie een bepaalde persoon werkzaam is.

Klanten > Basisgegevens > Contactpersonen

Het overzicht van de contactpersonen wordt nu geopend.

Uitleg velden van een contactpersoon

Contactpersoon toevoegen

Als je een contactpersoon wilt toevoegen, klik je op nieuw.

Vul alle relevante velden in en klik op opslaan om de gegevens van de contactpersoon te bewaren. Klik op opslaan en nieuw om direct nog een nieuwe contactpersoon aan te maken. Vul de informatie zo compleet mogelijk in om ook altijd een contactpersoon nog te kunnen informeren als dat nodig blijkt. Na het opslaan kun je de contactpersoon per direct gebruiken in het handelsproces.

Uitleg velden van een contactpersoon

Vergeet niet de tabbladen onderin de contactpersoon details verder te doorlopen voor extra aanvulling van informatie.

Uitleg tabbladen binnen een contactpersoon

Contactpersoon wijzigen

Als je een bestaande contactpersoon wilt aanpassen, dubbelklik dan de desbetreffende contactpersoon in het overzicht. Het contactpersoon details scherm wordt dan geopend en je kunt daar je wijzigingen doorvoeren.

Je kunt een contactpersoon altijd wijzigen. Houd er wel rekening mee dat als je een contactpersoon wijzigt, dat dit ook meteen doorgevoerd wordt op alle actieve en historische handelsdocumenten, bijvoorbeeld orders en facturen. Als je een contactpersoon wilt vervangen door iemand anders, is het raadzaam een nieuwe contactpersoon aan te maken. Anders vervallen al die historische gegevens. Wil je eens iets opzoeken vanuit het verleden, dan zou de verkeerde contactpersoon aangeduid staan.

Als je de gegevens van de contactpersoon hebt gewijzigd, klik dan op opslaan om de gegevens te bewaren. De gegevens zijn direct actief.

Contactpersoon verwijderen

Je kunt een contactpersoon verwijderen als deze bijvoorbeeld niet meer werkzaam is bij de klant. Echter is het raadzaam een contactpersoon zo lang mogelijk te bewaren, omdat alle handels documenten waarop de contactpersoon wordt aangeduid, dan compleet blijven. Op het moment dat de contactpersoon uit het systeem verwijderd wordt, worden de handelsdocumenten ook aangepast. De bijbehorende contactpersoon op het handelsdocument wordt leeggemaakt. Fiscaal en financieel gezien zal het verder geen invloed hebben, maar je kunt niet meer achterhalen welke contactpersoon verantwoordelijk is geweest voor een bepaalde order.

Om een contactpersoon te verwijderen, selecteer de contactpersoon in het overzicht. Klik vervolgens op verwijderen. Het proces is onomkeerbaar.

Volgende Contactpersoon velden
Inhoud
nl_BENederlands (België)