Hoe de verhuur van complexe technische producten van RentalTec is gegroeid met RentMagic
RentalTec startte klein maar had grote groeiambities. Zij zochten flexibel aanpasbare verhuursoftware die complexe technische producten kon faciliteren en kwamen uit bij RentMagic. De samenwerking zorgt ervoor dat de verhuurtak nog steeds doorgroeit en dat steeds meer logistieke en financiële processen geautomatiseerd en gestroomlijnd worden.
Arvid de Decker werkt al bijna vijf jaar voor het Belgische RentalTec als IT operations advisor. RentalTec startte met RentMagic in 2019 en is inmiddels één van de oudste klanten. Zij leveren test- en meetapparatuur voor verschillende industrieën zoals telecommunicatie (glasvezel), luchtvaart, defensie en automotive. Het zijn veelal complexe technische producten.
Arvid de Decker vertelt hoe de samenwerking tot stand kwam: “Voor de samenwerking met RentMagic startte, hadden we nog geen ERP-systeem. We waren als bedrijf net gestart nadat de markt tot één speler geconsolideerd was, door een overname door een grote investeringspartij. Alle producten werden op dat moment nog opgevolgd en bijgehouden via Excel. Toch merkten we al snel dat we op die manier niet konden groeien, want test- en meetinstrumenten zijn best complex.
Bovendien kochten we in die periode veel producten aan, soms wel een paar honderd per maand. De eerste keer dat je een product verhuurt aan een klant is het nog eenvoudig in Excel bij te houden. Maar op het moment dat al die producten weer terugkomen wordt het lastiger.
Het vraagt ook enorm veel tijd om alles manueel in een Excel in te geven ten opzichte van in een ERP-systeem. Omdat groei wel echt onze ambitie was, gingen we op zoek naar een oplossing die ons kon faciliteren in die groei. En zo kwamen we bij RentMagic uit.”
Ondersteuning van verhuur van complexe technische producten
Arvid vervolgt: “We zochten in eerste instantie naar een ERP-systeem zoals MS Dynamics of Exact Online. Maar het probleem is dat verhuur een speciale markt is met veel eigenschappen die je nooit bij verkoop tegenkomt. En dat konden die grote ERP-pakketten niet goed ondersteunen.
Bovendien hadden we al enige ervaring met MS Dynamics en wisten we dat het niet perfect was. Allereerst was het een prijzig pakket, maar het was ook niet zo flexibel aanpasbaar aan onze vrij complexe producten. Zo hebben onze producten bijvoorbeeld kalibratiecycli die lastig te managen zijn en die moet je ook kunnen opvolgen in je systeem. Dat zit echter niet in de meeste ERP-pakketten. Zo ook niet bij RentMagic, maar dat hebben we later wel in kunnen bouwen. En precies dié flexibiliteit hadden we nodig.”
"We besparen met RentMagic misschien wel 10x zoveel tijd ten opzichte van het werken in Excel. Dat was een ontzettend inefficiënt systeem, met het bijhouden van allerlei verschillende tabellen."
Goede prijs-kwaliteitverhouding en betalen voor wat je gebruikt
Arvid gaat verder over de prijs van RentMagic: “Daarnaast was RentMagic ook nog goed geprijsd. De meeste ERP-pakketten zijn duur. RentMagic was betaalbaarder en schaalt ook nog eens eenvoudig op per gebruiker. Een gebruikerslicentie is zo toegevoegd, maar het verdienmodel is gericht op actieve sessies. Dus sommige gebruikers hebben bij ons wel een account maar gebruiken de software niet actief. En dan betalen we daar ook niet voor. Je betaalt dus alleen voor wat je gebruikt.”
Meegroeien met de ambities van RentalTec
Arvid vertelt ook over de manier van samenwerken: “Feitelijk is RentMagic tegelijk met ons bedrijf meegegroeid. In het begin was het veel eenvoudiger van opzet, het zat in een vroege fase van ontwikkeling en veel functionaliteit was nog niet geïmplementeerd.
Inmiddels is RentMagic veel professioneler. Zo merken wij dat de planning van bepaalde releases veel beter verloopt, wat ons ook weer beter helpt plannen. We zijn echt samen gegroeid. En we hebben beide nog steeds groeiambities. Daarom is het zo prettig dat we nauw betrokken zijn bij de ontwikkeling van nieuwe functionaliteit. Zo werken we nu samen aan functionaliteit die de aankoop van goederen faciliteert. Dat wordt nu mede door onze vraag ontwikkeld voor een grotere groep klanten en over de oplossing denken wij ook mee.RentMagics developmentteam heeft veel kwaliteiten en ze kennen ons inmiddels ook goed. Onze single point of contact Erik denkt goed met ons mee omdat hij inmiddels onze business ook goed kent. Dat schakelt heel prettig. Ook de samenwerking met RentMagics oprichter Bart is heel prettig, hij is echt nog praktisch betrokken bij de software en heeft inzicht in het product. Hij is geen topmanager die alleen naar de omzet kijkt.
Kortom, de samenwerking is altijd vlot verlopen. Maar we werken al lang samen en natuurlijk zijn er wel eens problemen geweest. Zo hebben we eens een facturatiefout gehad. Maar dat konden we vrij snel kaderen en oplossen binnen een acceptabele tijdspanne. Hierdoor hebben onze klanten er eigenlijk niet zoveel van gemerkt. Voor ons was het even paniek, maar RentMagic pakte het goed en snel op.”
De 4 voordelen van RentMagic volgens RentalTec
De winst van de samenwerking zit hem volgens RentalTec vooral in procesautomatisering. Zo versturen zij aan klanten bijvoorbeeld een automatische bevestiging als producten retour komen.
RentalTec waardeert ook de uitgebreide rapportagemogelijkheden, zeker nu ze Power BI-toegang hebben. Alles gebeurt in hun ERP-systeem, maar ze werken ook met een facturerings- en boekhoudprogramma. Daar gebruiken ze Exact Online voor. Met de integratie tussen RentMagic en Exact en de toegang tot Power BI is alles veel visueler geworden.
Daarnaast is de verhuurtak van RentalTec minder foutgevoelig geworden door die procesautomatisering. Zo werken ze nu deels aan procesautomatisering van hun inside sales. Zodat kleine financiële foutjes verleden tijd zijn. Zo voorkomen ze fouten in een order waar een klant al voor heeft getekend.
Ook werken RentalTec en RentMagic nu samen om de verificatiemogelijkheden te verbeteren, waaronder BTW-nummers. Deze nummerverificatie is heel belangrijk om te voorkomen dat we geen foutieve nummers invoeren in de software.
→ Ontdek alle cases van onze verhuur software