17 Essentiële KPI's voor optimaal voorraadbeheer

Als logistiek manager van een magazijn is het cruciaal om de prestaties van je voorraadbeheer nauwlettend in de gaten te houden. Door de juiste Key Performance Indicators (KPI's) te gebruiken, kun je de efficiëntie van je magazijn verbeteren, kosten besparen en de klanttevredenheid verhogen. 

In dit artikel geven wij je de 17 verschillende KPI's die onmisbaar zijn voor effectief voorraadbeheer.

1. Gemiddelde voorraad

De gemiddelde voorraad is een belangrijke indicator die aangeeft hoeveel voorraad je gemiddeld in een bepaalde periode in je magazijn hebt liggen. Door deze KPI bij te houden, krijg je inzicht in de hoeveelheid kapitaal die vastzit in je voorraad en kun je beter inschatten of je voorraadniveaus optimaal zijn. Een te hoge gemiddelde voorraad kan duiden op overvoorraad en onnodige kosten, terwijl een te lage gemiddelde voorraad kan leiden tot stockouts en ontevreden klanten.

2. Minimum en maximum voorraad

Het bepalen van de minimum en maximum voorraadniveaus is essentieel om ervoor te zorgen dat je altijd voldoende voorraad hebt om aan de vraag te voldoen, zonder dat je te veel kapitaal vastzet in je voorraad. 

Sommige organisaties hebben ook te maken met piek- en dalperiodes in hun verhuur van seizoensgebonden materiaal. De minimum voorraad, ook wel bekend als het veiligheidsvoorraadniveau, is de hoeveelheid voorraad die je altijd op voorraad moet hebben om onverwachte pieken in de vraag op te vangen (never out of stock).

De maximum voorraad is het hoogste niveau dat je voorraad mag bereiken voordat je overvoorraad riskeert.

3. Optimale voorraad

De optimale voorraad is het ideale voorraadniveau waarbij je de balans vindt tussen het minimaliseren van voorraadkosten en het maximaliseren van de beschikbaarheid van verhuurartikelen. 

Door je optimale voorraad te bepalen en hier naar te streven, kun je de efficiëntie van je magazijn verbeteren en onnodige kosten vermijden. Het berekenen van de optimale voorraad vereist een grondige analyse van factoren zoals vraagpatronen, levertijden en opslagkosten.

Daarbij is het ook raadzaam om te kijken naar toekomstige voorraad. Waarbij je ziet of je binnen een aantal weken een voorraadconflict krijgt. Waarbij je door je voorraad heen raakt of onder het voorraadniveau belandt en je backorders moet aanmaken. 

Lees ook: Tip: voorraad tellen voor effectief magazijnbeheer

4. Voorraadkrimp

Voorraadkrimp verwijst naar het verlies van voorraad door diefstal, beschadiging, bederf of administratieve fouten. Het bijhouden van de voorraadkrimp is cruciaal om de nauwkeurigheid van je voorraadadministratie te waarborgen en financiële verliezen te minimaliseren. Door regelmatig inventarisaties uit te voeren en de oorzaken van voorraadkrimp te identificeren, kun je gerichte maatregelen nemen om dit probleem aan te pakken.

5. Inventarisveroudering

Inventarisveroudering meet de leeftijd van verhuuritems. Door de inventaris in te delen in leeftijdscategorieën kunnen bedrijven traaglopende artikelen identificeren en strategieën implementeren om veroudering tegen te gaan.

6. Opslagperiode

De opslagperiode, ook wel bekend als de voorraaddagen, geeft aan hoe lang producten gemiddeld in je magazijn blijven voordat ze verhuurd worden. Een lange opslagperiode kan wijzen op overvoorraad, verouderde producten of trage doorlooptijden. Door de opslagperiode te verkorten, kun je de omloopsnelheid van je voorraad verhogen en het risico op bederf of veroudering verminderen.

7. Annuleringspercentage huur

Het annuleringspercentage meet hoe vaak klanten huurreserveringen annuleren. Een hoog percentage wijst mogelijk op inefficiëntie. Het is interessant de redenen van annulering te analyseren.

8. Bezettingsgraad van apparatuur

De bezettingsgraad meet hoeveel procent van de tijd apparatuur verhuurd wordt. Het is een belangrijke indicator van de vraag en inkomsten. Een hoge bezettingsgraad maximaliseert het rendement op investeringen en kan nieuwe klanten aantrekken.

9. Uitvalpercentage

Een andere metric die hiermee samenhangt is het uitvalpercentage. Dit meet hoe vaak verhuuritems niet beschikbaar zijn voor klanten. Een hoog percentage kan leiden tot ontevredenheid en gemiste inkomsten. Bedrijven kunnen dit minimaliseren door vraag te voorspellen en voorraden te optimaliseren.

10. Gemiddelde huurperiode

De gemiddelde huurperiode geeft inzicht in hoe lang klanten apparatuur huren. Het helpt bij het afstemmen van huurvoorwaarden, plannen van onderhoud en voorspellen van inkomsten.

11. Huuropbrengst per artikel

De huuropbrengst berekent de inkomsten per artikel of artikelgroep. Verhuurders kunnen zo bepalen welke items winstgevend zijn en waar prijsaanpassingen nodig zijn.

12. Huuropbrengst per klant

Deze KPI meet de gemiddelde verhuurinkomsten per klant. Het helpt om waardevolle klanten te identificeren, het klantenbestand te segmenteren en gerichte marketing- en verkoopstrategieën toe te passen.

13. Rendement op investering (ROI)

De ROI berekent het rendement op investeringen van je verhuurvloot. Het helpt te beoordelen of investeringen winstgevend zijn of aanpassingen vereisen.

14. Service- en onderhoudskosten inventaris

Deze KPI toont de verhouding tussen onderhoudskosten en verhuuropbrengsten. Deze inventariskosten omvatten alle kosten voor het opslaan en beheren van verhuurinventaris. Inzicht hierin is nodig om te zorgen dat deze kosten niet de winst overstijgen.

15. Retouren en inname

Het bijhouden van de inname van artikelen is essentieel om de actuele voorraadstand te bepalen en ervoor te zorgen dat artikelen snel weer voor verhuur beschikbaar zijn. 

16. Backorders

Backorders treden op wanneer een product niet op voorraad is op het moment dat een klant een bestelling plaatst. Het percentage backorders en de gemiddelde duur ervan zijn belangrijke KPI's om de beschikbaarheid van producten en de klanttevredenheid te meten. 

Een hoog percentage backorders kan duiden op problemen met je voorraadbeheer, zoals te lage voorraadniveaus of onnauwkeurige vraagvoorspelling. Door backorders te minimaliseren en de communicatie met klanten te verbeteren, verhoog je de klanttevredenheid.

17. Klanttevredenheid en Net Promoter Score (NPS)

Klanttevredenheid en de bereidheid om een bedrijf aan te bevelen (NPS) zijn cruciale indicatoren. Tevreden klanten zorgen voor loyaliteit, herhaalaanvragen en mond-tot-mondreclame. 

Conclusie

Het gebruik van de juiste KPI's is van vitaal belang voor het optimaliseren van je voorraadbeheer als logistiek manager. Door deze metrics nauwlettend in de gaten te houden, krijg je waardevolle inzichten in de prestaties van je magazijn. 

Met deze informatie kun je weloverwogen beslissingen nemen, processen verbeteren en de algehele efficiëntie van je voorraadbeheer verhogen. Implementeer deze KPI's in je dagelijkse werkzaamheden en zie hoe je magazijn naar een hoger niveau wordt getild.

Meer weten over de optimalisatie van verhuurprocessen?

Wil je meer weten over effectief magazijnbeheer? Bekijk onze demovideo of neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.