De 6 grootste uitdagingen van groothandelverhuur

Net als in vele andere sectoren, is er de laatste jaren steeds meer een deelmaatschappij ontstaan. Dat zien we ook terug in de groothandel, waar steeds meer bedrijven naast de verkoop ook materialen verhuren. Naast die bijdrage aan duurzaamheid, is het voor afnemers ook interessant om te huren omdat de goederen dan niet op de balans komen. De traditionele handel verschuift dus steeds meer naar een modern deelsysteem. 

Naast deze ontwikkeling, zien we dat groothandels een aantal uitdagingen hebben. RentMagic oprichter Bart Nijssen licht ze toe in dit artikel en geeft tips hoe groothandels hiermee om kunnen gaan.

Uitdaging 1: driedimensionaal voorraadproces

Eén van de grootste uitdagingen is het efficiënt beheren van de verhuurvloot. Groothandels hebben meestal meerdere vestigingen en een grote diversiteit aan verhuurmaterialen. Het is essentieel om altijd een accuraat overzicht te hebben van welke artikelen op voorraad zijn, welke artikelen verhuurd zijn en wanneer ze weer beschikbaar komen. Hiervoor is een gespecialiseerd verhuursysteem onmisbaar dat voorraad en planning inzichtelijk maakt.

Daarnaast is het verhuurproces anders dan een verkoopproces: materiaal komt namelijk weer retour én moet onderhouden worden. Die toekomstige voorraad telt dus ook continu mee in het verhuurproces. Al deze mutaties per order maken het verhuurproces veel ingewikkelder dan verkoopprocessen. Dat moet je allemaal odnersteunen in het ERP-systeem.

Uitdaging 2: risicomanagement en aansprakelijkheid

Verhuur van materialen brengt ook financiële risico's met zich mee. Er is altijd een kans op schade, diefstal of zelfs volledig verlies van de materialen. Dit kan flinke kosten met zich meebrengen. 

Het is verstandig om duidelijke verhuurvoorwaarden op te stellen waarin de aansprakelijkheid van zowel de verhuurder als huurder goed is afgebakend. Denk ook aan een goede verzekering.

Daarnaast is het zaak om de kredietwaardigheid van nieuwe huurders te controleren en vooraf een borg of aanbetaling te vragen. Zo verminder je het risico op wanbetaling of het niet retourneren van materialen. Groothandels moeten dan ook een balans vinden tussen het afdekken van risico's en het behouden van klantvriendelijkheid. 

Uitdaging 3: logistieke planning en distributie

Het tijdig en correct afleveren en ophalen van gehuurde materialen bij de klant is voor groothandels ook vaak een hele operatie. Er komt veel planning en coördinatie bij kijken om dit soepel te laten verlopen. Zeker bij grootschalige projecten met veel materialen is de logistieke puzzel complex. Gebruik van planningssoftware is dan ook een must om dit te stroomlijnen.

Afhankelijk van het materiaal zijn er verschillende distributiemethodes mogelijk, zoals levering met eigen vrachtwagens, externe transporteurs of afhalen door de klant zelf. Een duidelijke communicatie naar de klant over levertijden, transportkosten en procedures voor laden en lossen hoort ook bij deze logistieke puzzel.

Uitdaging 4: pricingstrategie en langdurige contracten

In tegenstelling tot bij verhuur aan consumenten, waarbij je bijvoorbeeld een auto van een maandag tot een woensdag huurt, ligt de focus in de groothandelverhuur meer op langdurige contracten. En naast de langere contractduur is er ook vaak sprake van een onbepaalde tijd waarbij de einddatum (nog) niet bekend is. 

Pricing van je verhuurvloot is dan een stuk lastiger, want hoe ga je om met tussentijdse prijswijzigingen voor inkoop? Kun je dat doorberekenen aan je klanten? En hoe ga je om met het inplannen van onderhoud bij langdurige contracten? Regelmatige inspecties, preventief onderhoud en tijdige reparaties zijn cruciaal. Denk maar aan brandblussers die ieder jaar gecheckt en periodiek bijbevuld moeten worden. 

Die langere contractduur en de eindverantwoordelijkheid voor de materialen geeft meer onzekerheden waar groothandels in hun pricingstrategie rekening mee moeten houden. En die effect hebben op de optimale bezetting en het moment van inkoop. Een ERP-systeem dat voorraadoptimalisatie helpt voorspellen, zeker over meerdere vestigingen heen, is dan essentieel.

Lees ook: 17 Essentiële KPI's voor optimaal voorraadbeheer

Uitdaging 5: klanten vragen steeds meer transparantie

Afhankelijk van de branche zijn er nog meer uitdagingen waar groothandels mee te maken hebben. Toch zien we overkoepelend dat er steeds meer behoefte aan transparantie ontstaat bij eindgebruikers. 

De klanten van groothandels willen bijvoorbeeld toegang hebben tot de verhuurvloot, ze willen zelf bestellingen en producten kunnen inzien. Of ze willen zelf diensten toevoegen, zoals bijvoorbeeld periodieke onderhoudsbeurten via een service management system. 

Uitdaging 6: het verhuurproces moet integreren met externe software

Groothandels verlangen steeds meer integratiemogelijkheden in hun ERP-systeem. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch doorsturen van facturen naar de inkoopafdeling van de eindgebruiker. Dit helpt de processen te vereenvoudigen en handmatig werk te voorkomen. Ook neemt de foutgevoeligheid af. 

Neem bijvoorbeeld die factuur: voorheen ging die naar de afdeling inkoop die de factuur moest goedkeuren. Daarna ging het naar een collega die de factuur moest inboeken en betalen. Zeker bij grotere bedrijven zijn de laatste jaren dergelijke processen steeds verder geautomatiseerd. Dat vraagt van leveranciers ook de nodige flexibiliteit, om op een efficiënte manier bij te dragen aan die informatiestroom. Want die behoefte aan integratie wordt steeds groter. 

De ideale wereld van groothandelverhuur

Kortom, als je je verhuuractiviteiten goed op orde hebt, dan merk je dat vooral aan een voorraadcontrole. Dat betekent dat die voorraad geoptimaliseerd is en ook optimaal gemonitord wordt. Dan heb je een goede grip op je voorraad.

Daarnaast merk je het aan je financiële cijfers, waarbij je beoordeelt wat het rendement is van individuele artikelen or artikelgroepen op basis van inkoopwaarde en verhuuropbrengst. Het is ontzettend belangrijk om dat continu te bewaken, op basis van indicatoren. 

Voor een volledig magazijn en een volledige administratie moet je kunnen meten op artikelniveau en artikelgroepniveau. Waarbij je dan wel de noodzaak hebt om de kosten goed te registreren in het ERP-systeem. Dat gaat dan ook om onderhoudskosten, keuringskosten, financieringskosten en afschrijvingskosten die bij de verhuur van materiaal een rol spelen.;

Dit zijn de indicatoren om op te sturen bij groothandelverhuur

• Goede voorraadcontrole 
• Zicht op het rendement op artikel- of artikelgroepniveau 
• Inzicht in de kostenstructuur op artikel- of artikelgroepniveau
• Een gestroomlijnd, geautomatiseerd proces richting de eindklant in de vorm van een webshop of klantportal. 

Want hoe groter je vloot wordt, hoe interessanter het is om in te kunnen zoomen op bepaalde artikelgroepen. Waarbij wij altijd aanraden om volledig integraal te werken met je financiele softwarepakket. Daarom integreert RentMagic met alle boekhoudpakketten zoals Exact Online, Afas Profit, Microsoft Dynamics en SAP.

Meer weten over de optimalisatie van verhuurprocessen?

Wil je meer weten over effectief magazijnbeheer? Bekijk onze demovideo of neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.