Hoe hou je verhuurmateriaal bij?

Als logistiek manager van een verhuurmagazijn heb je de belangrijke taak om de verhuurvloot efficiënt te beheren. Het nauwkeurig bijhouden van je verhuurmateriaal is cruciaal voor het succes van je bedrijf. In dit artikel bespreken we waarom goed voorraadbeheer essentieel is en geven we praktische tips om je hierbij te helpen.

Waarom is het bijhouden van je verhuurvloot belangrijk?

Er zijn verschillende redenen waarom het zorgvuldig bijhouden van je verhuurmateriaal van groot belang is:

1. Het optimaliseert je voorraadbeheer.
2. Het stelt je in staat tijdig onderhoud in te plannen.
3. Het helpt verlies en schade te voorkomen.

Laten we elk van deze punten nader bekijken.

1. Optimaliseren van je voorraadbeheer

Door je verhuurmateriaal nauwkeurig bij te houden, weet je precies wat je op voorraad hebt en wat de status is van elk item. Dit stelt je in staat om:

• Snel te zien welke artikelen beschikbaar zijn voor verhuur en klanten goed te informeren.
• Te voorspellen wanneer items weer terug verwacht worden.
• Vraag en aanbod beter op elkaar af te stemmen.
• Op het juiste moment bij te bestellen en je voorraadniveaus te optimaliseren.

Goed voorraadbeheer voorkomt dat je nee moet verkopen omdat iets niet op voorraad is, of juist teveel voorraad aanhoudt die onnodig kapitaal vastlegt. Met de juiste tracking-tools en processen vind je de balans en benut je je bedrijfsmiddelen optimaal.

2. Tijdig onderhoud inplannen

Verhuurmateriaal krijgt heel wat te verduren. Regelmatig onderhoud is noodzakelijk om de levensduur te maximaliseren en stilstand te minimaliseren. Door de onderhoudshistorie en gebruiksintensiteit van elk item bij te houden, kun je:

• Preventief onderhoud inplannen op basis van gebruik of tijd.
• Slijtage-onderdelen proactief vervangen voordat ze het begeven.
• De conditie van je materiaal monitoren en de verhuurstatus bepalen.
• Onnodige reparatiekosten en verhuurderving door uitval voorkomen.

Met een goed onderhoudsschema en tijdige inspecties houd je je verhuurvloot in topconditie. Dat komt de betrouwbaarheid en klanttevredenheid ten goede en bespaart op de lange termijn kosten.

3. Voorkomen van verlies en schade

Verhuurmateriaal raakt helaas nog wel eens zoek of beschadigd. Door je spullen goed te volgen, verklein je dit risico aanzienlijk:

• Je weet altijd wie wat geleend heeft en wanneer het retour verwacht wordt.
• Je kunt huurders aansprakelijk stellen voor vermissing of schade.
• Je kunt afwijkingen snel signaleren en actie ondernemen.
• Je voorkomt diefstal en misbruik door je eigen personeel.

Duidelijke huurvoorwaarden, borg en een waterdicht uitgifteproces helpen je materiaal te beschermen. Maar de basis is dat je exact weet wat je hebt en waar het is. Alleen dan kun je verlies en schade effectief tegengaan.

8 Praktische tips voor het bijhouden van je verhuurmateriaal

Tot zover het belang van goed voorraadbeheer in de verhuurbranche. Maar hoe pak je dit nu concreet aan? Hier zijn enkele praktische tips:

1. Maak verhuurproces inzichtelijk

Definieer duidelijke verhuur- en retourprocessen en zorg dat iedereen zich er aan houdt. Leg taken en verantwoordelijkheden vast en train je team. Maak het inleveren van materiaal zo makkelijk mogelijk voor klanten om vermissing te voorkomen.

2. Plan onderhoud zorgvuldig in

Inspecteer, test en reinig items grondig voor en na elke verhuurperiode. Controleer op gebreken en herstel deze direct. Zo blijft je materiaal langer als nieuw en voorkom je teleurstellingen bij de volgende huurder.

Plan periodiek groot onderhoud in op basis van fabrieksvoorschriften, gebruiksuren of seizoenen. Houd rekening met piekperiodes en zorg dat je dan voldoende capaciteit beschikbaar hebt. Overweeg om specialistisch onderhoud uit te besteden.

3. Gebruik een systeem voor unieke identificatie

Om je verhuurvloot goed te kunnen bijhouden, is het cruciaal dat elk artikel uniek identificeerbaar is. Dit doe je door alle items te taggen met een uniek nummer, zoals een serienummer of artikelcode. Op die manier kun je altijd achterhalen om welk specifiek exemplaar het gaat.

Overweeg om hiervoor een gestandaardiseerd nummeringssysteem te gebruiken. Zo'n systeem kan bijvoorbeeld bestaan uit een combinatie van letters en cijfers die informatie geven over productgroep, bouwjaar, aanschafdatum en volgnummer. Leg de opbouw en betekenis van deze nummers vast in een handboek, zodat je er makkelijk items mee kunt identificeren.

Zorg ervoor dat de tags of labels met deze nummers stevig aan de artikelen bevestigd zijn en goed leesbaar blijven. Gebruik hiervoor duurzame materialen die tegen een stootje kunnen. Niets is zo frustrerend als tags die na verloop van tijd onleesbaar worden of losraken.

4. Deel je inventaris in categorieën en subcategorieën in 

Een andere manier om overzicht te houden, is door je verhuurartikelen logisch in te delen in verschillende categorieën en subcategorieën. Denk bijvoorbeeld aan hoofdcategorieën als 'Gereedschap', 'Machines' en 'Voertuigen', met daaronder subcategorieën als 'Boormachines', 'Aggregaten' en 'Heftrucks'.

Zo'n categorisering helpt je om snel te vinden wat je zoekt en analyses uit te voeren. Je kunt bijvoorbeeld in één oogopslag zien hoeveel artikelen je van een bepaald type op voorraad hebt. Of je kunt de verhuurcijfers per productgroep bekijken om te zien wat goed loopt en waar verbeterkansen liggen.

5. Voorraadbeheer met barcodescanners

Het gebruik van barcodes en scanners kan het bijhouden van je verhuurvloot een stuk eenvoudiger maken. Door elk artikel te voorzien van een unieke barcode, kun je in- en uitboekingen volledig automatiseren. Elke keer als een artikel het magazijn verlaat of terugkomt, scan je simpelweg de barcode om de voorraadadministratie direct bij te werken.

Overweeg ook om draadloze, mobiele scanners te gebruiken. Daarmee kan je personeel door het magazijn lopen en ter plekke artikelen scannen, zonder telkens heen en weer te hoeven lopen naar een vaste computer. Dat werkt een stuk efficiënter, zeker bij grotere voorraden.

6. Inventariseer regelmatig je voorraad

Eén van de belangrijkste aspecten van goed voorraadbeheer is het regelmatig uitvoeren van een grondige inventarisatie. Plan hiervoor vaste momenten in, bijvoorbeeld elk kwartaal of halverwege het jaar. Tijdens zo'n inventarisatie check je of alle artikelen aanwezig zijn, in goede staat verkeren en op de juiste locatie liggen.

Zo'n periodieke controle helpt je om discrepanties tussen administratie en werkelijkheid snel te signaleren. Ontbrekende items, beschadigingen of verkeerd geplaatste voorraad komen zo direct aan het licht. Dit stelt je in staat om tijdig bij te sturen en eventuele problemen aan te pakken voordat ze uit de hand lopen. Zorg er wel voor dat je inventarisaties zorgvuldig plant en voorbereid, zodat de dagelijkse bedrijfsvoering er minimaal onder lijdt.

7. Koppeling met verhuursoftware

Om maximaal profijt te hebben van barcodes en scanners, is een koppeling met professionele verhuursoftware onmisbaar. Zo'n softwarepakket vormt het kloppend hart van je verhuuradministratie. Hierin leg je niet alleen vast wat je op voorraad hebt, maar ook wie wat wanneer huurt en tegen welk tarief.

Door je barcodescans direct in dit systeem te verwerken, beschik je altijd over actuele voorraadgegevens. Zo voorkom je dubbele boekingen en zie je in één oogopslag welke artikelen beschikbaar zijn voor verhuur. Tegelijkertijd kun je vanuit het systeem ook communiceren met klanten, bijvoorbeeld door automatisch verhuurcontracten en facturen te genereren.

8. Analyseer prestaties op basis van KPI’s

Verhuursoftware biedt doorgaans ook uitgebreide rapportagemogelijkheden. Denk aan overzichten van omzet en bezettingsgraad per artikel of productgroep. Of gedetailleerde voorraadwaarderapportages die inzicht bieden in afschrijving en benodigde investeringen. Zo beschik je continu over de stuurinformatie die je nodig hebt om je verhuurvloot te optimaliseren.

Analyseer de prestaties van je verhuurvloot met behulp van KPI's en dashboards. Kijk welke items het meest populair zijn, wat de bezettingsgraad is, waar vaak reparaties voor nodig zijn. Gebruik deze inzichten om je assortiment en processen te optimaliseren.

Conclusie

Het bijhouden van verhuurmateriaal is een complexe uitdaging, zeker voor grotere magazijnen. Door een combinatie van regelmatige inventarisaties, unieke artikelidentificatie, slimme categorisering en barcodescanning houd je grip op je verhuurvloot. Professionele verhuursoftware vormt daarbij de onmisbare schakel die alles samensmelt tot één gestroomlijnd geheel.

Uiteindelijk draait het om het vinden van een aanpak die past bij de specifieke aard en omvang van jouw verhuuractiviteiten. En dat vertaalt zich uiteindelijk in lagere kosten, hogere marges en meer tevreden klanten.

Meer weten over de optimalisatie van verhuurprocessen?

Wil je meer weten over effectief magazijnbeheer? Bekijk onze demovideo of neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.