Tip: voorraad tellen voor effectief magazijnbeheer

Een goed georganiseerd en efficiënt beheerd magazijn is van cruciaal belang voor het succes van elke groothandel die fysieke goederen verhuurt. 

Het optimaliseren van je voorraadbeheer loont: het leidt tot kostenbesparingen, verbeterde klanttevredenheid en een soepele bedrijfsvoering. 

In dit artikel duiken we dieper in wat er komt kijken bij magazijnbeheer, hoe je je voorraad telt en delen we tips om je magazijnbeheer naar een hoger niveau te tillen.

Wat komt er kijken bij magazijnbeheer?

Magazijnbeheer omvat alle processen en activiteiten die nodig zijn om goederen efficiënt te ontvangen, op te slaan, te verwerken en te verzenden. Denk bijvoorbeeld aan: 

• Goederenontvangst en innamecontrole
• Opslag en locatiebeheer
• Orderpicking en -verzameling
• Verpakking en verzending
• Voorraadtelling en voorraadbeheer
• Retouren en klachtenafhandeling

Een effectief magazijnbeheer vereist een combinatie van de juiste processen, technologie, infrastructuur en menselijke inzet. Door al deze elementen op elkaar af te stemmen, optimaliseer je de prestaties van jouw magazijn(en) en bespaar je tijd. 

Voorraadtellingen en -inventarisaties

Een nauwkeurige voorraadregistratie is essentieel voor effectief voorraadbeheer. Het regelmatig tellen en inventariseren van de voorraad helpt bij het bijhouden van de actuele niveaus, het ontdekken van verschillen of schade en het voorkomen van out-of-stock situaties. 

Met deze tips tel je eenvoudig je voorraad:

1. Bepaal de frequentie van voorraadtellingen (wekelijks, maandelijks of per kwartaal).
2. Wijs verantwoordelijkheden toe aan specifieke teamleden.
3. Maak gebruik van barcodescanners of andere technologie om de nauwkeurigheid te verbeteren.
4. Tel de fysieke voorraad en vergelijk deze met de geregistreerde aantallen in je systeem.
5. Onderzoek en los eventuele verschillen op.
6. Werk je voorraadregistratie bij op basis van de getelde aantallen.

Door regelmatig je voorraad te inventariseren, neem je beter geïnformeerde beslissingen over bestellingen, productie, inkoop en verhuur.

10 Overige tips om magazijnbeheer goed op te zetten

Hier zijn nog 10 andere praktische tips om je te helpen bij het opzetten en verbeteren van je magazijnbeheer.

1. Definieer duidelijke processen en procedures

Het fundament van goed magazijnbeheer ligt in het hebben van duidelijk gedefinieerde processen en procedures. Zorg ervoor dat alle stappen, van ontvangst tot verzending, gedetailleerd zijn vastgelegd. 

Dit helpt fouten te voorkomen, verhoogt de efficiëntie en maakt training van nieuwe magazijnmedewerkers eenvoudiger. Documenteer deze processen en zorg dat ze toegankelijk zijn voor alle medewerkers.

2. Maak gebruik van technologie zoals barcodescanners en RFID

Technologie geeft een enorme boost aan de nauwkeurigheid en snelheid van je magazijn en logistieke processen. Barcodescanners en RFID (Radio-Frequency Identification) stellen je in staat om goederen snel en foutloos te traceren. 

Dit minimaliseert handmatige invoer, vermindert fouten en geeft real-time inzicht in je voorraad. Investeer in betrouwbare technologie die past bij de schaal en behoeften van jouw magazijn.

3. Optimaliseer je opslagruimte met stellingen en rekken

Efficiënt gebruik van de beschikbare opslagruimte is essentieel voor een gestroomlijnd magazijn. Implementeer een systeem van stellingen en rekken dat is afgestemd op de specifieke eigenschappen van jouw producten. 

Houd rekening met factoren zoals gewicht, omvang en omloopsnelheid bij het ontwerpen van je opslagindeling. Een goed georganiseerde opslagruimte bespaart tijd bij het orderpicken en verhoogt de algemene efficiëntie.

4. Implementeer een systeem voor kwaliteitscontrole

Het handhaven van de productkwaliteit is cruciaal voor klanttevredenheid en het minimaliseren van retouren. Zet een systeem voor kwaliteitscontrole op dat goederen controleert bij ontvangst, tijdens opslag en vóór verzending. 

Train je magazijnmedewerkers om afwijkingen te herkennen en stel duidelijke protocollen op voor het omgaan met beschadigde of defecte items. Regelmatige kwaliteitscontroles helpen problemen vroegtijdig te identificeren en aan te pakken.

5. Houd je aan veiligheids- en gezondheidsvoorschriften

De veiligheid en gezondheid van je magazijnmedewerkers moet altijd voorop staan. Zorg ervoor dat je magazijn voldoet aan alle relevante veiligheids- en gezondheidsvoorschriften. 

Denk bijvoorbeeld aan het correct opslaan van gevaarlijke materialen, het bieden van de juiste persoonlijke beschermingsmiddelen en het trainen van medewerkers in veilige werkwijzen. 

Regelmatige veiligheidsaudits en -trainingen helpen een cultuur van veiligheid te creëren en risico's te minimaliseren.

6. Monitor en analyseer je prestatie-indicatoren (KPI's)

Om de prestaties van je magazijn te verbeteren, moet je ze eerst meten. Stel relevante prestatie-indicatoren (KPI's) vast, zoals orderverwerkingstijd, nauwkeurigheid van de voorraad en leveringsbetrouwbaarheid. 

Monitor deze KPI's regelmatig en gebruik de gegevens om gebieden voor verbetering te identificeren. Deel de resultaten met je team en werk samen aan het stellen en behalen van doelen voor continue verbetering.

7. Communiceer regelmatig met leveranciers en klanten

Duidelijke en tijdige communicatie met leveranciers en klanten is essentieel voor een soepele magazijnwerking. Houd leveranciers op de hoogte van verwachte leveringen en eventuele wijzigingen. 

Werk nauw samen met klanten om ervoor te zorgen dat je aan hun verwachtingen voldoet en om eventuele problemen snel op te lossen. Regelmatige communicatie helpt relaties op te bouwen en de algehele toeleveringsketen efficiënter te maken.

8. Plan en bereid je voor op seizoensgebonden pieken

Veel groothandels ervaren seizoensgebonden pieken in de vraag, zoals tijdens speciale evenementen of bepaalde seizoenen. Plan vooruit voor deze piekperiodes door de voorraadniveaus, personeelsbezetting en resourcetoewijzing aan te passen. 

Kijk naar verkoopprognoses en historische gegevens om nauwkeurige voorspellingen te doen. Door proactief te plannen, gaat jouw magazijn soepeler om met verhoogde volumes en hou je de klanttevredenheid hoog.

9. Overweeg automatisering waar mogelijk

Automatisering is een game-changer voor magazijnefficiëntie. Overweeg het implementeren van geautomatiseerde systemen zoals transportbanden, pickrobots en geautomatiseerde opslagoplossingen. 

Implementeer bijvoorbeeld een warehouse management systeem (WMS). Dit helpt je bij het stroomlijnen van processen, het verbeteren van de nauwkeurigheid en het bieden van real-time inzicht in je voorraad. Hiermee maak je ook offertes, verzendlabels en verstuur je  automatisch facturen.

Je verbetert de snelheid en nauwkeurigheid van je operaties aanzienlijk, vooral bij het verwerken van grote volumes. Evalueer zorgvuldig je behoeften en budget bij het verkennen van automatiseringsopties.

Lees meer over het dagelijks stroomlijnen van jouw magazijn

10. Zoek voortdurend naar mogelijkheden voor verbetering

Goed magazijnbeheer is een voortdurend proces van verfijning en verbetering. Moedig je team aan om ideeën en suggesties voor verbetering aan te dragen. Voer regelmatig audits uit om inefficiënties en knelpunten te identificeren. 

Blijf op de hoogte van de nieuwste trends en best practices in magazijnbeheer en wees bereid om nieuwe dingen uit te proberen. Door continu te blijven verbeteren blijft je magazijn wendbaar en concurrerend.

Een georganiseerd magazijn biedt concurrentievoordeel

Door de juiste processen, technologie en mensen op elkaar af te stemmen, optimaliseer je de prestaties van je magazijn, bespaar je tijd en kosten en verbeter je de klanttevredenheid. 

Regelmatige voorraadtellingen en het implementeren van praktische tips helpen je bij de organisatie van je magazijn zodat je beter kunt concurreren in de huidige dynamische markt.

Meer weten over de optimalisatie van verhuurprocessen?

Wil je meer weten over effectief magazijnbeheer? Bekijk onze demovideo of neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.