Bepaal je strategie
Hoe neem je RentMagic in gebruik? Heb je al een bestaande omgeving voor je verhuuradministratie, gebruik je Excel of begin je helemaal van nul af aan?
Optimaliseer je verhuurproces
Je wilt een integratie van RentMagic tot een succes brengen om uiteindelijk een stuk efficiënter en beter te kunnen werken.
RentMagic heeft functies aan boord die je werk een stuk makkelijker maken. Zaken waar je anders rekening mee moet houden, welke veel handwerk met zich mee brengen. Enkele voorbeelden:
- Wat is er op dit moment op voorraad? Hoeveel van een bepaald artikel zijn er volgende week op voorraad? RentMagic houdt rekening met de verhuurorders die retour komen, mits de einddatum bekend is.
- Doorlopende prijsberekening voor langlopende orders, waarbij prijzen bijvoorbeeld vooraf vastgesteld zijn.
- Automatisch doorbelasten van nieuwe prijzen voor een nieuwe periode, bijvoorbeeld voor het volgende jaar.
- Prijzen per klant en per contract. Deze prijzen worden ook automatisch meegenomen tijdens het facturatieproces. RentMagic onthoudt deze, waardoor je geen fouten maakt.
- Aansluitende facturen: verhuurorders worden periodiek gefactureerd en de aansluiting wordt automatisch verwerkt zodat de klant altijd een factuur ontvangt met de juiste prijzen.
Project en strategie
Hoe ga je van start met RentMagic? Afhankelijk van je mogelijkheden zijn er meerdere aanvliegroutes.
Doe-het-zelf
De kracht van RentMagic is dat het in de basis een turn-key oplossing is. Alle benodigde functionaliteit om je handelsproces op te zetten is aan boord, welke je zelf kunt configureren. Gebruik de tutorial en handleidingen om zelf de omgeving in te richten. Heb je nog hulp nodig? Dan kun je altijd een partner inschakelen.
Begeleiding en training
Met enige begeleiding is het ook mogelijk om RentMagic succesvol op te starten. Besteed juist de onderdelen uit waar je zelf niet zeker van bent en richt zelf de modules in waar je goed bekend mee bent. Door middel van trainingen wordt RentMagic je bijgebracht, wat je ook weer kunt overbrengen aan collega's.
Projectmatig
Binnen complexere omgevingen wordt RentMagic best projectmatig ten uitvoer gebracht. Vanuit Infodatek wordt het volledige project begeleid en gecoördineerd. Ook maatwerk en procesaanpassingen kunnen worden uitgevoerd, denk daarbij aan inter-company, complexe prijsberekeningen, bijzondere manier van factureren en het maken van integraties.
Return-on-investment
Implementatie
Om RentMagic in gebruik te nemen is een implementatie nodig. Volledig afhankelijk van je eigen mogelijkheden binnen je organisatie kost dit tijd. Naast het implementeren en in gebruik nemen van de software is het ook noodzakelijk de betrokken gebruiker te trainen.
Projectvormgeving
Er zijn een drietal verschillende mogelijkheden om een project 'aan te vliegen':
- Doe-het-zelf met minimale consultancy kosten.
- Begeleiding en training vanuit Infodatek maar implementatie vindt plaats door eigen personeel.
- Volledig projectmatig vanuit Infodatek. Een samenwerking tussen eigen personeel en consultant van Infodatek or partner.
Abonnement
Je licentie bestaat uit de component basislicentie en daarnaast eventueel de extra gebruikers. De licentie betaal je per maand als abonnement. Initieel hoef je geen extra investering te doen voor de software zelf. RentMagic blijft hierdoor erg betaalbaar.
Editie
Afhankelijk van de grootte van je organisatie en omzet kun je een keuze maken welke editie het beste bij je organisatie past. Het is altijd mogelijk om een upgrade en een downgrade te doen van het aantal gebruikers en het type editie. Dit is een extra gemak, waardoor je in feite nooit een verkeerde keuze kunt maken.
Toebehoren
In sommige gevallen zijn extra toebehoren of accessoires handig om RentMagic nog makkelijker te kunnen gebruiken. Denk daarbij aan robuuste handscanners en een industriële labelprinter. Handige toebehoren die het proces optimaliseren en de kwaliteit van je te leveren producten waarborgen.
Inventarisatie
Uiteraard is het afhankelijk van de reeds bestaande apparatuur of het nodig is om nog extra te investeren in specifieke toebehoren. Tijdens inventarisatie wordt dit allemaal samen met jou in kaart gebracht.
ROI berekening
De investering schrijf je meestal af in 5 jaar. In de praktijk weten we dat een SaaS oplossing zoals RentMagic niet vernieuwd hoeft te worden en dat de software automatisch mee evolueert, waardoor een volledig nieuw project na 5 jaar niet noodzakelijk is.
Een voorbeeldberekening van een Basic omgeving met 3 gebruikers in totaal kan er als volgt uit zien.
| Omschrijving: | Prijs: | Investering (5 jaar): |
| Implementatie | ||
| Implementatie project 5 dagen | 5 x 1.036,00 Euro/dag | 5.180,00 Euro |
| Aanvullende training 1 dag | 1 x 1.036,00 Euro/dag | 1.036,00 Euro |
| Abonnement | ||
| Abonnement Basic editie per jaar | 97,00 Euro/mnd | 5.820,00 Euro |
| Abonnement 2 extra gebruikers per jaar | 2 x 38,00 Euro/mnd | 4.560,00 Euro |
| Toebehoren | ||
| Handscanner + labelprinter | 1.400,00 Euro | 1.400,00 Euro |
| Totaal | 17.996,00 Euro | |
| Totaal per gebruiker per maand | 99,95 Euro |
In de praktijk betekend het dus dat er ca. 90,00 tot 100,00 euro per gebruiker per maand gerekend moet worden om RentMagic te gebruiken. Uiteraard is dit per organisatie anders, afhankelijk van de wensen en behoeftes.
Als derhalve een uurtarief van 75,00 Euro gehanteerd wordt voor een gemiddelde monteur, zou het betekenen dat er minimaal 1 uur en 15 minuten minder administratief werk per maand met RentMagic voor deze persoon moet zijn om RentMagic terug te verdienen.
In een situatie met 3 personeelsleden zien we een schatting van de volgende dagelijkse werkzaamheden.
| Werkzaamheden: | Excel/handmatig: | RentMagic: | Tijdswinst: |
| Dagelijks orders en reservaties bijwerken en nakijken | 30 min | 5 min | 25 min |
| Voorraad bijwerken | 15 min | 0 min | 15 min |
| Inkopen | 15 min | 5 min | 10 min |
| Innames verwerken | 20 min | 5 min | 15 min |
| Factureren | 30 min | 5 min (automatisch 0 min) | 25 min |
| Correcties (crediteren) | 30 min | 5 min | 25 min |
| Dagelijkse tijdswinst | 115 min | ||
| Maandelijkse tijdswinst (op basis van 20 werkdagen) | 2.300 min (= 38,00 uur) | ||
| Uitgedrukt in kosten totaal | 2.850,00 Euro/mnd | ||
| Uitgedrukt in kosten per gebruiker | 950,00 Euro/mnd |
Het in gebruik nemen van RentMagic zorgt een positieve bijdrage aan het maandelijkse resultaat, aangezien de kosten per gebruiker met zo'n 850,00 Euro afnemen.
Service abonnement
Infodatek Groep biedt de mogelijkheid om een service abonnement af te nemen voor RentMagic. De investering voor de consultancy werkzaamheden die vanuit Infodatek worden gedaan zullen in de vorm van een abonnement maandelijks worden berekend. Na een uitgebreide inventarisatie wordt een maandelijks bedrag afgesproken en gefactureerd.
Het service abonnement is alleen af te nemen bij een RentMagic Plus of Premium editie.
Neem voor extra informatie contact met ons op.
Interesse gekregen?
Meld je aan voor een demo
Ben je geïnteresseerd geraakt? Vraag een demo aan of maak direct een proefomgeving voor 30 dagen aan.