Functionaliteit

Gebruikers en rollenIedere gebruiker is lid van een rol. Je kunt meerdere rollen aanmaken in het systeem waarbij je de volledige autorisatie en mogelijkheden instelt. De gebruikers bij deze rol krijgt dan automatisch na het inloggen de juiste informatie voor zich.

Meerdere debiteuren per gebruikerOok klanten en webshop bezoekers zijn gebruikers. Deze gebruikers tellen uiteraard niet mee als licentie. Je kunt een gebruiker bij een klant toekennen aan meerdere klanten (en contactpersonen) waardoor het mogelijk is voor een klant om eenvoudig te schakelen tussen de klanten. Grotere organisaties bestaan vaak uit meerdere vennootschappen waar de gebruiker dan uit kan selecteren alvorens de bestelling te plaatsen.

API TokensAlle API tokens die benodigd zijn voor andere softwarepakketten of de webshop worden hierin beheerd.

Sleutelformaten instellenDe documentsleutels kunnen worden ingesteld naar gelang. Je kunt de sleutels naar je eigen hand zetten. Bijvoorbeeld de samenstelling van een ordernummer of factuurnummer.

Tellers instellenDe sleutel heeft ook een teller. Je kunt de tellers zelf instellen. Uiteraard een proces waarmee je voorzichtig moet zijn. Maar o.a. wordt deze module gebruikt om aan het begin van het jaar de factuurteller naar het volgende jaar te zetten.

TransactietypesTransactietypes zijn in te stellen op een order. De transactietypes kun je zelf beheren.

PeriodesDe periodes die je in het verhuurproces hanteert binnen jouw organisatie kun je vooraf instellen in het systeem. Vervolgens zijn deze periodes te selecteren op artikelniveau.

Voorgedefineerde dimensiesDimensies kun je gebruiken bij klanten, maar de aanduiding van de dimensie wordt systeembreed vastgelegd.

AfbeeldingsformatenDe afbeeldingsformaten die van belang zijn tijdens de upload van afbeeldingen kunnen worden ingesteld. Daardoor wordt een afbeelding altijd zo efficiënt mogelijk opgeslagen en weergegeven.

LevermethodesAlle levermethodes die in het verhuurproces voorkomen. Bij een levermethode kan ook de tijdsduur van verzending worden ingegeven, waarop het systeem automatisch anticipeert voor de facturatie. Verschepingen kunnen soms 1 of meerdere dagen duren en dan kun je het beste je klant iets later factureren.

Redenen voor vervangenHet omwisselen van producten binnen het verhuurproces is mogelijk. Maar er dient uiteraard ook een reden van omwisseling te worden ingevoerd. Deze redenen kunnen vooraf worden vastgelegd in het systeem.

BTW tarievenBTW tarieven die op de artikelen kunnen worden geselecteerd worden in deze module toegevoegd.

BTW plichtenOm internationaal zaken te kunnen doen is het vaak noodzakelijk om klanten in een andere BTW plicht groep in te delen. Hiermee is het mogelijk om de aangerekende BTW te verleggen. Uiteraard is het ook mogelijk om 'intercompany' verhuur op deze manier te bewerkstelligen zonder het aanrekenen van BTW.

BetaalmethodesBetaalmethodes zijn volledig dynamisch en instelbaar. De ingevoerde betaalmethodes kunnen worden geselecteerd tijdens het verhuurproces.

Facturatie termijnenFactuurtermijnen stel je vooraf in zodat klanten eens in de zoveel tijd op het voorstel van de factuurlijst verschijnen.

Facturatie groepering aanpassenEen onderdeel van het aanpassen van de facturatiemethode. Ook dit is weer per klant instelbaar.

Periodeprijzen vasthouden op orderTijdens het aanmaken van een order kunnen periodeprijzen worden opgeslagen op de order. Dit is niet noodzakelijk, je kunt dit dan ook instellen.

Periode instelling op regelniveauPer artikelregel op een order is het mogelijk om periodes af te laten wijken ten opzichte van andere regels. Je kunt dit helemaal naar eigen hand zetten vanuit de instellingen.

RapportsjablonenJe kunt rapportsjablonen aanmaken voor het samenstellen van rapporten. Ook de standaard documenten (zoals bijvoorbeeld een orderbevestiging) kunnen worden aangepast. Je kunt een onbeperkte hoeveelheid rapporten aanmaken en bewerken met de rapportgenerator.

E-mailsjablonenVoor de juiste begeleiding van e-mails is het noodzakelijk een goed sjabloon in te voeren. Van alle e-mail verkeer zijn de sjablonen vooraf in te stellen, waarbij de juiste informatie op de e-mail getoond wordt. Voor het invoeren van de juiste sjablonen is een HTML editor aan boord.

E-mailgeschiedenisAlle e-mails die door RentMagic worden verstuurd worden vastgelegd in de geschiedenis tabel. Het is altijd mogelijk om via de geschiedenis tabel een e-mail terug te zoeken.

Meerdere talen instellenJe kunt meerdere talen instellen in het systeem waardoor je het ook makkelijk kunt maken voor buitenlandse klanten. Naast documenten is het ook mogelijk om stamgegevens te vertalen.

Meerdere valuta instellenNaast talen kun je ook verschillende valuta aanmaken. De valuta hebben een wisselkoers die je instelt ten opzichte van de standaard valuta die je in het systeem plaatst. De standaard valuta wordt ook gebruikt voor je dashboard en berekeningen in je eigen omgeving.

E-mail instellingenVoor het e-mail verkeer is het soms handig dat dit verloopt via een eigen e-mail server, of via Microsoft Office 365. Je kunt dit naar gelang instellen.

Voorraad beschikbaarheidDe beschikbaarheid van een artikel is altijd inzichtelijk. Tijdens het verhuurproces zelf kun je ook de beschikbaarheid opvragen en daarmee zelfs een keuze van een alternatief eenvoudig op de order plaatsen. Het systeem kan met de besteladvies lijst ervoor zorgen dat artikelen onder het niveau bijbesteld worden.

Magazijn beschikbaarheidPer magazijn kan er een ander voorraadniveau ingesteld worden voor artikelen. Uiteraard kan de doorloopsnelheid van artikelen behoorlijk afwijken. Mits je bevoegd bent kun je de voorraad van een ander magazijn inzien.

Minimum en maximum voorraadJe kunt voor een artikel een minimum en maxmimum voorraadniveau instellen. Dit niveau bepaald wanneer een artikel bijbesteld moet worden en tot aan welk niveau.

Voorraad transferJe kunt voorraad oversluizen van het ene magazijn (depot) naar het andere magazijn. Daarnaast kun je uiteraard ook voorraad afboeken als er een defect of een product kwijt is. Ook voor inkoop kun je voorraad bijboeken.

VoorraadmutatiesAlle processen binnen RentMagic waarbij de voorraad betrokken is maken een voorraadmutatie aan. Deze mutatie kan uiteraard ook een prognose zijn. Dit wordt dan ook aangegeven. Deze mutaties zijn per artikelen en magazijn (depot) in te zien.

Legbord locatiesBinnen een magazijn (depot) kun je legborden aanmaken, dit zijn de locaties waar de artikelen of serienummers zich bevinden. Dit is uiterst efficiënt in een groter magazijn met grote doorloopsnelheid, omdat je ook looproutes voor de orderpickers kunt instellen.

Order pickingOrders die binnenkomen kunnen direct gepickt worden in het magazijn. Alle gewenste artikelen op de order worden op de picklijst gezet en de artikelen kunnen worden verzameld in het magazijn. Daarna kan de order klaargemaakt worden voor uitlevering.

Artikel pickingNaast order picking kun je ook artikel picking toepassen. In grotere magazijnen met een grote omloopsnelheid is dit wenselijk. Je kunt in feite via looproutes magazijnmedewerkers zo efficient mogelijk inzetten om artikelen te verzamelen om vervolgens achteraf de orders klaar te maken voor uitlevering.

Inkoop besteladviesVanuit de voorraad kunnen inkoop besteladviezen gemaakt worden. Dit gebeurd via een rapportagesysteem, waarbij de gebruiker een rapport heeft waarmee inkooporders te maken zijn.

Magazijn assortimentPer magazijn (depot) is een artikel assortiment op te stellen. Uiteindelijk kunnen bepaalde artikelen wel of niet gevoerd worden in een magazijn.

Magazijn autorisatieGebruikers dienen toestemming te krijgen voor toegang tot een bepaald magazijn (depot).

Openingsdagen en tijdenEen magazijn kent openingsdagen en openingstijden welke op de webshop kunnen worden gebruikt om een afhaaltijdvak te selecteren. Dit heeft ook weer invloed op de werkdruk en planning van een magazijn (depot).

ProcesbeheerIn magazijnen (depots) zijn de werkprocessen aanpasbaar. Immers in sommige magazijnen zal de werkwijze anders zijn als in de andere.

Offerte makenIn het begin van de verhuurketen starten we met het met maken van een prijsvoorstel in de vorm van een offerte. De offerte kan worden verstuurd en na goedkeuring kan er een order worden gemaakt.

Offerte versturenNa het maken van de offerte kan deze worden verstuurd naar de klant, in afwachting van goedkeuring. Het versturen kan direct via e-mail. Het systeem handelt dit verder af.

Offerte goedkeurenNa feedback van de klant kan een offerte worden afgekeurd of worden goedkeurd. Na het goedkeuren kan er direct een order worden gemaakt van de offerte. Alle informatie van de offerte wordt meegekopieerd naar de order.

Reservering makenEen reservering wordt veelal door de klant zelf gemaakt via een webshop. Als je een webshop actief hebt op RentMagic, dan zal een bestelling van de webshop ervoor zorgen dat er een reservering wordt aangemaakt. Vanuit het overzicht van reserveringen kan na goedkeuring (of eventuele bijstellingen) er meteen een order worden aangemaakt.

Reservering goedkeurenEen reservering moet worden goedgekeurd en dan wordt er een order aangemaakt. De originele reservering blijft altijd bestaan in het systeem voor eventuele latere raadpleging.

Order makenOrders kunnen direct in het systeem worden ingevoerd of kunnen ook vanuit een reservering of offerte zijn aangemaakt. De order vormt de leidraad van het verhuurproces.

Order bevestigenNa het aanmaken van een order kan er altijd een orderbevestiging per e-mail worden verstuurd naar de klant. Dit kan derhalve ook automatisch plaatsvinden.

Snel uitgeven (balie)Bij balie uitgifte moet alles vlot en efficiënt plaatsvinden, zeker op drukke momenten. Daarom hebben we een snel uitgeven proces waarbij de order instant wordt aangemaakt. Op een later (en rustiger) tijdstip kunnen verdere instellingen op de order worden aangepast.

Orders klaarmaken uitleveringArtikelen kunnen vooraf worden klaargezet om te kunnen uitleveren. Nadat de artikelen zijn klaargezet kunnen de serienummers worden ingescand en worden toegekend.

Order verzenden/leverenEen order kan in z'n geheel worden uitgeleverd of worden verzonden, afhankelijk van de gewenste verzendmethode.

Order deelleverenEen wat grotere order wordt soms in meerdere delen geleverd of verzonden. Per orderregel (oftewel artikel) kan verzonden worden. Hiermee wordt een deellevering mogelijk en je kunt dan ook een pakbon afdrukken met de deels geleverde artikelen.

Artikelen pickenIn een groter magazijn is het efficiënt om artikelen te picken in plaats van orders in z'n geheel te pikken. Met looproutes is het mogelijk om artikelen te verzamelen op een bepaalde uitgifte punt waar de order kan worden samengesteld. Daarna is de order klaar voor uitlevering.

Order artikelen vervangenOp een order is het ten aller tijde mogelijk om een serienummer te vervangen. Bijvoorbeeld als er defect is opgetreden. Het omwisselen van een serienummer is een proces wat door RentMagic volledig begeleid wordt zodat het logistiek ook volledig wordt opgevolgd.

UitgiftestopVoor langlopende order is het fijn om uitgiftestops te definiëren waarbij een klant niet hoeft te betalen. Denk daarbij aan feestdagen of tussentijds onderhoud.

InhurenAls de voorraad onvoldoende is om een verhuurorder aan te maken is het mogelijk om via een leverancier het artikel alsnog in te huren. Uiteraard kan dit ook op voorhand worden bepaald. De ingehuurde artikelen kunnen dan ingezet worden voor de verhuur.

InnemenHet inname proces is het einde van de verhuur. Als de artikelen retour zijn dan kan er in sommige gevallen nog een controle moeten plaatsvinden, waarna de artikelen weer terug op voorraad zijn. Het innemen kan voor een order gedeeltelijk plaatsvinden, omdat sommige orders niet in één keer geheel terug retour komen.

Order verlengenEen order kan desgewenst worden verlengd. Het verlengen van een order kan op orderniveau in z'n geheel, maar het is ook mogelijk om dit per artikel in te stellen. Afhankelijk kan de facturatie en dus de prijs van de order wijzigen.

Order facturerenEen order kun je factureren vanuit de order zelf. Dit kan als je een directe factureren wilt laten volgen tijdens een levering.

Order deelfacturerenJe kunt ook voor bepaalde artikelen op de order een facturatie maken. Dit proces werkt in principe hetzelfde als een deellevering.

Order voorfacturerenJe kunt een order voorfactureren tijdens of net voor de uitlevering ervan. Dit is overigens ook weer in te stellen per klaar, waardoor het automatisch opgepakt wordt door het systeem.

Bulk facturerenIn grotere omgevingen is het fijn om te factureren via de facturatiemodule, waarbij vanuit een suggestielijst kan worden aangeduid wat er wel of niet kan worden gefactureerd. Het voorstel wordt aangepast afhankelijk van de ingestelde dagen tussen de facturatie waardoor een klant één keer in de zoveel tijd een factuur ontvangt.

CreditfacturenAls er een correctie op een factuur moet gemaakt worden is het mogelijk om een creditfactuur aan te maken in RentMagic.

Volledig automatische facturatieHet factureren kan volledig automatisch plaatsvinden, waardoor er geen enkele gebruiker binnen RentMagic zich nog over moet bekommeren. Het systeem kan bijzondere gevallen uiteraard overslaan, zodat bijvoorbeeld creditnota's niet zomaar vanuit het systeem verstuurd worden.

Betaling verwerkenAlle betalingen die door een klant worden gedaan, hetzij via het betalen van facturen online of via een balie betaling (pin of bancontact) worden geregistreerd en zorgen voor het juiste saldo van de klant en de bijbehorende documenten als orders of facturen.

Teller artikelenSommige artikelen worden verhuurd aan de hand van een zgn. teller, bijvoorbeeld kilometers of draaiuren. Teller artikelen houden dus een tellerstand bij, waarbij de prijs bepaald wordt aan de hand van de gebruikte tellertikken.

Periodieke artikelenIn de meeste gevallen wordt een artikel verhuurd op basis van een periode. Een periode bestaat uit een start- en einddatum. De prijs wordt bepaald aan de hand van deze periode.

Combinatie artikelenArtikelen kunnen worden verhuurd op basis van periodeverhuur en teller. De prijs van het gecombineerde artikel bestaat uit een factor verhuurperiode en tellertikken.

BorgIn sommige gevallen wordt een borg gevraagd tijdens de aanvang van verhuur. De borg wordt aangerekend als een verkoopartikel met als verschil dat op het einde van de verhuuperiode (tijdens inname) de borg ook weer in mindering gebracht wordt op de order of factuur.

Verkoop artikelenNaast verhuurartikelen kun je ook verkoopartikelen aanmaken met een eigen prijs. Veelal worden verkoopartikelen gebruikt voor aanduiding van diensten, schoonmaak of reparaties. Ook verbruiksgoederen kunnen als verkoopartikel worden aangemaakt.

SamenstellingenEen samenstelling is een combinatie van enkele verhuur- en/of verkoopartikelen. Per artikel kan ook een hoeveelheid worden meegegeven, waardoor je sets kunt opbouwen en weergeven op je webshop bijvoorbeeld. Ideaal voor organisaties die met onderdelen werken.

PakkettenEen pakket is nog een laag boven de samenstelling en wordt gebruikt als aanduiding voor bepaalde toepassingen. Een samenstelling bestaat uit één of meerdere artikelen en/of samenstellingen.

SerienummersEen serienummer is een uniek exemplaar van een bepaald artikel, welke volledig te volgen is. Een serienummer is te scannen en kent een volledige opvolging financieel en logistiek.

Vrije invoerbare artikelenEen vrije invoer van artikelen is mogelijk op een offerte, reservering, order of factuur. Een artikel hoeft dan niet noodzakelijk in het systeem gedefinieerd te zijn. Ook de prijs in tijdens het proces nader te bepalen en in te voeren.

ArtikelgroepenEen artikel wordt altijd gekoppeld aan één artikelgroep. Artikelgroepen worden gebruikt voor koppelingen met de boekhouding of voor het invoeren van (prijs)condities. Daarnaast is het per artikelgroep mogelijk om artikelspecificaties te definiëren waarvan je de waardes op artikelniveau kunt invoeren.

Suggestie artikelenSuggestie artikelen worden automatisch op een offerte, reservering of order geplaatst als een artikel wordt toegevoegd. Vaak zijn suggestie artikelen accessoires of bijbehorende producten die niet mogen worden vergeten. Suggesties zijn niet verplicht en kunnen ook weer worden verwijderd.

Product categorieënCategorisatie geeft structuur. Voor een webshop of de beschikbaarheidsschermen is het handig om categorieën te gebruiken. De diepte van de categorieën kun je zelf bepalen en artikelen zijn aan één of meerdere categorieën te koppelen.

EenhedenVerkoopeenheden kunnen informatief worden ingevoerd en worden gebruikt op bijvoorbeeld pakbonnen.

VerhuurperiodesVerhuurperiodes worden initieel in het systeem ingesteld en kunnen eenvoudig worden toegekend aan een artikel met een bijbehorende bruto prijs.

PrijsafsprakenPrijsafspraken zijn ongelimiteerd in RentMagic. Je kunt prijzen invoeren op klantgroep of klant. Je kunt vaste prijzen per periode afspreken, maar ook werken met kortingen.

ContractprijzenContractprijzen zijn handig voor specifieke contracten die lopen bij klanten gedurende een bepaalde periode. Op een order kun je een contract selecteren, waarvan dan de prijzen zullen worden toegepast tijdens de facturatie.

Dynamische artikelveldenVanuit de artikelgroep kunnen specifieke artikelkenmerken worden ingeladen welke dan ingevoerd kunnen worden op het artikel voor het bijhouden van specifieke (technische) informatie.

ProductspecificatiesArtikelkenmerken kunnen worden ingevoerd om te gebruiken in een webshop voor artikelfilters.

InkoopprijzenPer artikel is een inkoopprijs in te voeren. Op serienummer niveau wordt deze gekopieerd vanuit het artikel, maar is ook aanpasbaar om het juiste rendement te kunnen berekenen.

Standaard specificatiesRentMagic heeft veel standaard specificaties van een artikel al aan boord, zoals merk, gewicht en afmetingen. Uiteraard kunnen er nog specifieke velden worden bijgemaakt.

Snelle labelsSnelle labels zijn bedoeld om artikelen, klanten en processen op de achtergrond eenvoudig te categoriseren. Labels kun je intern gebruiken om iets op een eenvoudige manier aan te duiden. Ook kunnen de kleuren van labels worden aangepast. Het is zelfs mogelijk om filters op labels te gebruiken voor bijvoorbeeld artikelselecties.

BestandenOp een artikel of serienummer kunnen bestanden worden geplaatst, zoals handleidingen, foto's enzovoorts. Deze bestanden zijn waar nodig ook te publiceren op een webshop.

Afbeeldingen en video’sJe kunt één of meerdere foto's en video's plaatsen op een artikel. Deze informatie wordt ook gepubliceerd op een webshop. De afbeeldingen worden op een intelligente manier opgeslagen in het systeem.

Publiceren op webshopEen artikel kan wel of niet gepubliceerd worden op een webshop of website.

Automatische selectie serienummersTijdens het verhuurproces is het in sommige gevallen handig dat een serienummer automatisch wordt geselecteerd. Je hoeft dan niet een serienummer te scannen, maar er wordt er automatisch één toegewezen. Dit kan ook gemakkelijk zijn voor magazijn medewerkers zodat ze altijd het juiste serienummer uit het magazijn kiezen.

Retour waarschuwing instellenTijdens een inname kan er een waarschuwing op het scherm getoond worden zodat een magazijnmedewerker daar actie op kan verlenen.

Zoektermen tijdens procesJe kunt eenvoudig zoektermen invoeren op artikelniveau, welke je binnen het proces of in de webshop kunt gebruiken om eenvoudig te zoeken.

Certificaten controleEen certificaat wordt vaak gebruikt om de verhuur te mogen laten plaatsvinden. Zowel de contactpersoon als het artikel moeten hetzelfde certificaat hebben om de verhuur te laten doorgaan. Certificaten worden vaak gebruikt in omgevingen waar mensen ook echt gecertificeerd moeten zijn om bepaalde gereedschappen te kunnen gebruiken.

Beschikbaarheid voorraadVoor de verschillende magazijnen of depots kun je direct inzien wat er beschikbaar is aan voorraad. De beschikbaarheid beperkt zich niet tot het huidige moment, maar is ook instelbaar en in te zien in de toekomst.

Klantgroep assortimentJe kunt artikelen toedelen aan een bepaalde klantgroep. Dit is handige functionaliteit als je specifieke artikelen alleen wilt verhuren/verkopen aan bepaalde klanten. Andere klanten zien dan deze artikelen niet.

Magazijn wisselingJe kunt artikelen en serienummers eenvoudig verplaatsen van het ene magazijn naar het andere.

Serienummer historie bijhoudenVan serienummers (unieke exemplaren) wordt alle informatie bijgehouden. Een volledige track-and-trace en geschiedenis is in te zien. Denk daarbij ook aan services die zijn uitgevoerd op het serienummer.

Tijdelijk blokkerenIndien noodzakelijk kun je een artikel of serienummer voor een tijdelijke periode blokkeren.

Servicegroep definiërenEen artikel zit altijd in een bepaalde servicegroep voor verdere diensten, zoals bijvoorbeeld een keuring of periodiek onderhoud.

Boekhoudkundig afschrijvenIeder artikel of serienummer schrijft af en heeft ook een huidige voorraadwaarde. Met de benodigde informatie kunnen al deze cijfers uit het systeem worden gehaald.

Voorraadniveau instellen per magazijnPer magazijn kun je aangeven wat minimum- en maximum voorraad is. Deze informatie wordt gehanteerd op een besteladvies lijst.

Eén of meerdere leveranciers toekennenHet is mogelijk één of meerdere leverancier met alle benodigde condities te selecteren voor een artikel. Daarbij is het ook mogelijk om het artikelnummer van de leverancier in te voeren, zodat inkopen eenvoudig wordt.

Magazijn assortiment instellenArtikelen kunnen worden gekoppeld aan één of meerdere magazijnen. Zo kun je artikelen toekennen aan een specifiek magazijn, zodat het assortiment klopt. Zo kun je ook bevoegdheden voor het zien van bepaalde artikelen controleren.

Verkoopprijs per artikelVoor verhuurartikelen is het ook mogelijk om een verkoopprijs te hanteren als een artikel verkocht of afgekocht wordt.